Löschkonzept leicht gemacht — Bußgelder und Schadensersatzforderungen vermeiden
Zielgruppe: Das Seminar richtet sich an Geschäftsführung sowie Datenschutzverantwortliche (Datenschutzbeauftragte, Datenschutzkoordinatoren).
Alle wissen es, keiner tut es: Schon nach altem Recht gab es ein „Recht auf Vergessenwerden“, das in die Datenschutzgrundverordnung als Recht auf Löschung übernommen wurde. Weil es aber viel billiger ist, digitale Daten zu speichern, als sie zu selektieren, setzen viele Unternehmen diese Pflicht nicht um.
Gefahr droht deshalb, weil Unternehmen Betroffenen im Rahmen des sog. Rechts auf Auskunft offenlegen müssen, welche Daten über den Betroffenen gespeichert werden. Eine Missachtung der gesetzlichen Löschfristen kann zu Bußgeldbescheiden in Millionen-Höhe führen, wie sich Ende 2020 gezeigt hat. Zudem drohen Schadensersatzforderungen der Betroffenen.
Diese Risiken werden durch Erstellung eines sog. Löschkonzeptes vermieden, für das es nicht nur eine DIN 66398, sondern seit Ende 2021 eine ISO-Norm ISO/IEC27555 gibt.
Wir vermitteln praktisch umsetzbare Kenntnisse zur Erstellung eines solchen Löschkonzeptes. Hierbei werden zunächst die Speicherorte der personenbezogenen Daten im Unternehmen bestimmt, idealerweise anhand des Verarbeitungsverzeichnisses. Sodann werden für die Daten Löschregeln auf der Basis von Speicherpflichten und – rechten festgelegt und in Löschklassen zusammengefasst. In einem weiteren Schritt erfolgt die Planung der organisatorischen Schritte bis zur Löschung. Anhand der typischerweise in einem Unternehmen verfügbaren Beschäftigtendaten üben wir die Umsetzung mit MS-Excel.
Inhaltliche Schwerpunkte
- Basis Verarbeitungsverzeichnis
- Ergänzende Sachverhaltsarbeit (u.a. Verarbeitungs- und Speicherort der Daten)
- Erstellung von Löschregeln, einschließlich Bestimmung von Fristen auf Basis von Speicherrechten und Speicherpflichten, Löschfristen und Zeitpunkten für den Fristbeginn (fachliches Löschkonzept)
- Behandlung von Backups und Archivdateien
- Bildung von Löschklassen
- Maßgaben für die Erstellung von technischen Löschkonzepten zur Umsetzung der Löschung inkl. Dokumentation
- Übung Erstellung fachliches Löschkonzept für Beschäftigtendaten auf Basis von Excel
